Betriebsprüfungen werden von den meisten Unternehmern als unerfreuliche Angelegenheit aufgefasst, die sie im schlimmsten Fall in Form von Nachzahlungen aufgrund von Prüfungsfeststellungen viel Geld kosten können. Doch mit systematischer Vorbereitung der Betriebsprüfung können sie meist besser abgewickelt und in vielen Fällen sogar negative Konsequenzen vermieden werden. 

Die Ankündigung der Betriebsprüfung

In der Regel meldet sich der zuständige Betriebsprüfer zunächst telefonisch, um seine Prüfung anzukündigen und Details wie Termine und Prüfungsschwerpunkte mitzuteilen. Wer wegen Steuerhinterziehungen eine Selbstanzeige plant, sollte diese spätestens jetzt vornehmen, wobei die Hinzuziehung seines Steuerberaters unbedingt anzuraten ist. Denn danach verschickt der Betriebsprüfer die schriftliche Prüfungsanordnung, dann ist keine strafbefreiende Selbstanzeige mehr möglich. 

Die Vorbereitung der Betriebsprüfung

Damit die Prüfung durch das Finanzamt so reibungslos und schnell wie möglich ablaufen kann, sollte man Unterlagen, die mit hoher Wahrscheinlichkeit geprüft werden, aus dem Archiv holen und dem Prüfer bereit legen. Am besten ist es übrigens, dem Betriebsprüfer einen eigenen, abschließbaren Raum im Unternehmen zur Verfügung zu stellen. So kann er abends seine Unterlagen auf dem Schreibtisch stehen lassen und außerdem verhindert man wirkungsvoll, dass er sich zu sehr für die aktuellen Vorgänge in der Buchhaltung interessiert. Üblicherweise ist der Leiter des Rechnungswesens oder der Buchhaltung der Ansprechpartner des Betriebsprüfers. Alle anderen Mitarbeiter sollten über die anstehende Prüfung informiert und dazu verpflichtet werden, eigenmächtig keinerlei Auskünfte zu erteilen.

Die Durchführung der Prüfung

Der Betriebsprüfer sollte freundlich, am besten zusammen mit dem Steuerberater, empfangen werden. Wird er zum ersten Mal im Unternehmen tätig, kann ihm vom Steuerberater ein kurzer Überblick über die Besonderheiten des Betriebes gegeben werden. Wenn alle Unterlagen in Ordnung sind und Nachfragen vernünftig beantwortet werden, ist das geplante Prüfungspensum in der Regel im angekündigten Zeitraum zu bewältigen. Meist werden Prüfungsfeststellungen schon vor der Schlussbesprechung mitgeteilt oder zumindest angedeutet. Alles sollte unverzüglich dem Steuerberater übermittelt werden, damit gemeinsam eine Strategie für die Schlussbesprechung erarbeitet werden kann.

Die Schlussbesprechung

In der Schlussbesprechung werden die Prüfungsfeststellungen und somit die Grundlagen für eventuell festzusetzende Nachzahlungen mitgeteilt. Hier sollte man unbedingt auf seinen möglichst erfahrenen Steuerberater vertrauen. Es ist keinesfalls ratsam, bei jeder Prüfungsfeststellung massiv zu protestieren. Vielmehr geht es darum, hohe Steuernachzahlungen zu vermeiden. So ist es oft ratsam, die Dokumentation kleinerer Verstöße zu akzeptieren, auch um sich den Verhandlungsspielraum bei schwerwiegenden Feststellungen zu erhalten.